E-Government - Gütersloh macht sich auf den Weg

Das BMI (Bundesministerium des Innern) hat Gütersloh zur Modellkommune für E-Government gemacht. Nun macht sich Gütersloh konkret auf den Weg. Mich interessierte, wie die Stadt das meistern will. Projektleiter Dr. Markus Kremer (Leiter des Fachbereichs Personal und Organisation und des Büros des Rates und der Bürgermeisterin) hat mich zum Gespräch eingeladen an dem auch Jörg Möllenbrock teilnahm.
 

  
E-Government-Gesetz

Bereits am 1. August 2013 trat das E-Government-Gesetz auf Bundesebene in Kraft. Von Datenschützern wurde es in Sachen Datenschutz vielfach kritisiert. Es verpflichtet Behörden, umfangreiche Online-Informationen anzubieten sowie elektronische Verwaltungsabläufe und Zahlungsmöglichkeiten bereit zu stellen. Insbesondere das De-Mail-Verfahren geriet dabei in die Kritik, weil es keine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung bereite.
(Nach dem Ausspähskandal der NSA ist aus einer vagen Unsicherheit Gewissheit geworden.) Der vormalige Bundesdatenschutzbeauftragte Peter Schaar hatte das Gesetz bemängelt, der Chaos Computer Club hatte wiederholt auf Mängel bei der De-Mail-Nutzung hingewiesen.

Im E-Government-Gesetz findet sich im Grunde die Vereinfachung und Durchführung von Prozessen zur Information, Kommunikation und Transaktion zwischen staatlichen Stellen (auch Kommunen) sowie zwischen Institutionen, Bürgern und Unternehmen durch den Einsatz von Informations- und Kommunikationstechniken. Zur Architektur des E-Government zählen im besten Fall: 

Dimensionen von E-Government  Quelle: Wikipedia 2014

Lernen unter Strom 

Gütersloh als Modellkommune des Bundesinnenministeriums macht sich also auf den Weg als roll-model im Rahmen und für die Ausgestaltung des E-Government-Gesetzes. Man will gemeinsam mit den drei übrigen Kommunen lernen und einen Leitfaden für den Breitengebrauch entwickeln. Lernen unter Strom sozusagen.

GT startet nun mit einer verwaltungsinternen Projektgruppe, interdiszipliär besetzt, mit IT-Abteilung, Finanzen, Internet, Dateninhaber. Mitwirken werden nicht nur Personen, die qua Funktion zuständig sind, sondern auch hausinterne "Freiwillige" sind eingebunden, die dem Thema affin und innovativ gegenüber stehen, heißt es. Diese Mischung und Einbindung einer hauseigenen "avant garde" ist genau richtig, denn erfahrungsgemäß kommen die Treiber für Innovationen oft nicht aus den Führungsstäben, sondern stammen deutlich aus der 2. und 3. "Reihe" der Hierarchie einer Organisation. Wenn Erfolg am Ende stehen soll, dann liegt in dieser Mischung schon ein Rezept fürs Gelingen.

Die Projektziele formuliert GT in der Bewerbung, die zur Teilnahme auszufüllen war. Erfreulicherweise hat hier mal jemand einen prägnanten und knappen Bogen entworfen (BMI), der sich auf neun Fragen reduziert. 


Die Ansätze in GT
 
Dr. Kremer staffelt den Ansatz im Pilotprojekt "Modellkommune" so: a) der interne Ansatz und b) der Bürgeransatz sowie c) der Bund mit der eID-Kennung des Personalausweises.

Der interne Ansatz beinhaltet die Vereinfachung der Verwaltungsabläufe generell: besonders angesprochen sind die Einführung von De-mail und der Einsatz von E-Akten. Vorgesehen ist die Nutzung von De-Mail bei der Erhebung von Gewerbesteuer und Grundbesitzabgaben. Der Versand von rd. 70.000 Abgabenbescheiden pro Jahr soll damit auf den elektronischen Weg umgestellt werden. Papierform fällt künftig weg. Weiterer Schriftverkehr soll ebenfalls umgestellt werden.  "Medienbruchfrei" ist das Stichwort.

Vorreiter hierfür könnten übrigens die Beschäftigten der Stadt Gütersloh selbst werden, die Rede ist von rund 1.700 Menschen. Der Fachmann nennt das "Abrechnungsfälle": Die könnten ihre Lohn-, Gehalts- und Vergütungsabrechnungen auch auf elektronische Form umstellen, die zur Zeit noch auf Papier erstellt werden. Die Frage ist: Wie bekommt man Mitarbeiter dazu, sich ein De-Mail Postfach anzulegen? Die Rechte für die Domain "Stadt Gütersloh" seien bereits gesichert. Jetzt gelte es, für De-Mail zu werben.

Als Anbieter für diese Umsetzung steht schon die regioIT GmbH zur Verfügung, die auch als Kooperationspartner benannt ist. Die Stadt Gütersloh ist über ihre Mitgliedschaft im Zweckverband INFOKOM mit 15% an der regio IT GmbH beteiligt, siehe Beteiligungsbericht 2013 der Stadt GT.  

Warum will GT dabei sein?

Warum sich GT beworben hat, erschließt sich zum Teil aus den oben skizzierten Ansätzen: die Stadt erhofft sich die Optimierung von Prozessen, sowohl intern als auch extern. Es geht auch um die Reduzierung von Aufwänden. Ein Ziel, welches allerdings stets verfolgt werde. Die angespannt Haushaltslage setzte den Bemühungen um neue Formate aber enge Grenzen. Durch die Förderung der 100.000 Euro im Projekt Modellkommune wird nun einiges möglich. Am Ende will man moderner Dienstleister sein. 

An der Stelle kommt das zweite Packende zum Tragen: Die Stadt GT möchte ihr Bürgerportal deutlich ausbauen. Mehr Dienstleistungen und Verwaltungsverfahren sollen online angeboten werden. Die Stichworte sind Serviceverbesserung, Bezahlmöglichkeiten. Und hier kommt die Sparte c) in Sicht: durch die e-ID des Personalausweises, also die Authenitfizierung der Bürger, gebe es immer mehr Möglichkeiten, dies auch zu realisieren. Die Rede ist davon, Daten "medienbruchfrei" in die Abläufe aufzunehmen, vom Auftrag über die Bezahlung bis hin zur internen Verrechnung und Berichten. Auch hier kommt die regio IT ins Spiel, der Kompetenzerwerb bei Bürgerportalslösungen wird ihr attestiert.  

Der Demographischer Wandel und die versprengselten Stadtteile Güterslohs spülen der verstärkten Nutzung von Onlinediensten in GT zudem Wasser unter den Kiel. Die Menschen werden immobiler und müssen so nicht mehr für jeden Behördengang ins Rathaus marschieren. Es reicht ein Klick, ein guter und schneller Draht ins Rathaus. 

 
Beginn liegt über Null 

So weit die Skizze der Ziele. Wie man das machen will, dazu gibt es auch schon Überlegungen. 

Die Stadt beginne nicht bei Null. Die Frage "Was habe ich schon?" wird im Bewerbungsbogen mit dem Hinweis auf die Internetseite der Stadt beantwortet. Dies als Fundstelle für Infos, Dienstleistungen, Formulare etc. Hierunter fallen auch online-Bezahldienste wie auch die Bürgerbeteiligung bei der Bauleitplanung. Auch der Bürgerhaushalt wird angeführt, für 2011 und 2012. Der für 2013 fehlt.

Auf diesen Erfahrungen soll aufgebaut werden. Eine Wirkungsanalyse für die vorhandenen E-Governmentprodukte soll zeigen: was geht schon, was geht besonders gut, wo drückt der Schuh - und was sollte man gleich lassen. In diesem Rahmen werde man sicher auf rechtliche Fragen stoßen, auf Datensicherheit, auf Schwierigkeiten der Umsetzung. Ein Weg des Lernens steht vor dem Projektteam. Man lerne aber auch aus Fehlern und halte die fest im Blick, sprich im Praxisbericht fixiert. Eine große Hürde wird sein, das Image von De-Mail im Zeitalter der Massenausspähung und der digitalen Unsicherhiet zu verbessern. Dass gerade Modellkommunen es schaffen könnten, hier Vertrauensaufbau zu betreiben oder Sicherheit herzustellen, bleibt zu bezweifeln, dazu ist deutlich das Bundesministerium aufgerufen.

In Gütersloh wird währenddessen eine Win-Win-Situation angestrebt: die Bürger sollen weniger Wege ins Rathaus unternehmen (müssen) und die Verwaltung bilanziert eine Kostenminimierung. 


Leitfaden zur Freude des BMI 

Künftig gehört das Netzwerken mit den drei weiteren Modellkommunen zur Strategie der Umsetzung. Die Zeit der Situationsanalyse, wo stehen wir und was läuft, soll bis März 2014 beendet sein. Dann macht man sich bis zum Ende der zweijährigen Projektzeit daran, einen Leitfaden für den Bund zu erarbeiten. Daran ist dem Bund natürlich gelegen, denn das E-Government-Gesetz ruft alle Behörden zum Umsatteln auf elektronisches Regieren auf. Der Leitfaden ist da ein wünschenswertes erstes Produkt, eine Handhabe für die Kommunen, die sich noch gar nicht auf den Weg gemacht haben. Für die Connaisseure und Vorreiter unter den Kommunen wie Moers, Köln und Bonn etwa wird so ein Leitfaden aber kalter Kaffee sein. Von ihnen kann man bereits die Kür erlernen, sie sind meilenweit voran auf dem Weg der Umsetzung.


IT kostet - das muss es uns wert sein 

Das Thema IT und Kosten dafür ist übrigens auch eines, welches den Gütersloher Haushalt unabhängig von der Modellkommune berührt, so steigen die Kosten. Bürgermeisterin Unger spricht in ihrer Haushaltsrede 2013 in einem Nebensatz an: "Außerdem müssen wir bereit sein, in die IT zu investieren. Nur so bleiben wir wettbewerbsfähig und haben die Chance zur nachhaltigen Prozessoptimierung." Eine richtige Einschätzung. 

                                                     die Zukunft ist digital               Fotos ak 2013/14

Wie offen ist der Prozess?

Gefragt, wie offen der Prozess künftig ablaufen wird, wird auf Beiträge in Fachzeitschriften verwiesen, in denen die Stadt ihr Konzept dargelegt habe. Zudem werde der Personalrat eingebunden, dies freiwillig, um das Projekt ganzheitlich aufzusetzen. Auch Schulungen der Mitarbeiter stehen auf dem Programm. Auch die Bürger kommen zum Zug, heißt es. Geplant ist ein Fragebogen (online): Was wünschen sich die Bürger eigentlich online als Service? Was nutzen sie schon häufig, wo gibt es Verbesserungen. 

Insbesondere die Ansprache der jüngeren Generation gerät in den Blick, die als digital natives aufwachsen. Die muss man als künftige Kunden einer Verwaltung anders ansprechen und gleich mit auf den elektronischen Weg nehmen. (Die jüngere Generation würde sich wundern, wenn sie künftig vor einem "Medienbruch" stände und für Gewöhnliches persönlich im Rathaus vorsprechen müsste.) Wer die Jungen aber ansprechen will, muss diese Ansprache schon ganz deutlich im Netz abbilden.

Bezogen auf Transparenz findet sich der Hinweis: "Zur Erlangung der Öffentlichkeit wird die hausinterne Abteilung für Presse- und Öffentlichkeit kooperieren." Es würde mich freuen, wenn der Prozess weiter offen bliebe und sich die Fortschritte und Erfahrungen proaktiv öffentlich finden ließen. E-Government ist ein Prozess, der das geardezu möglich macht. Und wo wäre das nicht passender als auf der Homepage der Stadt und in ihren SocialMedia Foren, die übrigens dialogisch angelegt sind.

Beim meiner Nachfrage zum Stichwort "Open Data" huscht den Gesprächspartnern ein Lachen ins Gesicht. Dieses Thema ist ein zunächst anderes Thema - und nachrangig. Nimmt man die "Architektur des E-Government" zudem ernst (siehe Grafik oben) dürfen E-Demokratie, E-Partizpation und E-Voting auch nicht aus dem Blickfeld verschwinden.

Eines bleibt noch zu sagen: Danke für das Gespräch. Das ist selten - Blogger werden einbezogen und machen den Schulterblick. Guter Weg!